Tutorial Menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft Word dalam Membuat Surat Masal

(Tips dan Solusi Konfigurasi Router)

Tutorial Menggunakan Fasilitas Mail Merge Microsoft Word

dalam Membuat Surat Masal

Di dalam program Microsoft Word terdapat banyak sekali fitur-fitur yang berguna untuk berbagai macam pekerjaan. Salah satunya fasilitas Mail Merge yang dapat membantu kita untuk membuat surat dalam jumlah data yang banyak atau masal. Adapun cara membuat surat masal dengan Mail Merge Microsoft Word adalah sebagai berikut.

1.     Siapkankan dulu data yang akan diisi pada surat. Contoh seperti di bawah ini.

2.     Jika sudah, buat isi surat yang akan dibagikan. Contoh seperti di bawah ini.

Untuk bagian kepada, alamat, pimpinan, jumlah mahasiswa, nama mahasiswa dan NIM diberi titik-titik sebagai tanda untuk meletakkan data nantinya.

3.     Selanjutnya buka Menu Mailings dan pilih Start Mail Merge. Lalu pilih Letters karena kita akan membuat surat masal.

4.      Kemudian buka Select Recipents dan klik Type New List.

5.      Maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

Pada tampilan ini kita bisa mengisi data yang telah dibuat tadi.

6.     Jika ada Field yang belum tersedia, kita tinggal klik Customize Column, dan akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

Pada tampilan ini kita melakukan editing sederhana seperti:

Add, untuk menambah data Field personal baru.

Delete, untuk menghapus data Field

Rename, untuk mengganti nama Field.

Untuk kali ini saya akan mengganti field menjadi nama perusahaan, alamat perusahaan, pimpinan, jumlah mahasiswa, dan nama mahasiswa. Yang lainnya saya delete.

Lalu klik Ok.

7.     Kemudian kita isi Field yang sudah dipilih sesuai data surat.

8.  Jika sudah, klik Ok dan simpan data base.

8.      Selanjutnya blok titik-titik pada isi surat tadi satu persatu dan klik Insert Merge Field. Akan muncul pilihan data Field yang sudah kita buat tadi. 

9.      Lalu klik Preview Results dan titik-titik tersebut akan otomatis terisi data yang sudah dibuat tadi.

10.  Lanjutkan dengan blok titik-titik lainnya hingga selesai.

11.  Untuk melihat hasil lainnya, kita tinggal klik tanda next (segitiga biru samping kanan dan kiri)

12.  Untuk mau mencetak, cukup klik Finish and Merge lalu muncul kotak pilihan Print Documents.

Selesai deh, selamat mencoba ya...